Functieomschrijving

Wie zoeken wij?

Wij zoeken een gastvrije en zelfstandige collega die het belangrijk vindt dat onze gasten snel, gemakkelijk en probleemloos kunnen reserveren, betalen, inchecken en genieten van hun verblijf. Je schakelt moeiteloos tussen administratieve taken, contact met gasten en eigenaren, en het oplossen (of laten oplossen) van kleine technische problemen.

Welke bagage neem jij mee?

• MBO 4 opleiding met 5 jaar werkervaring. Of startend HBO-er
• Zelfstandig kunnen werken en zelfstandig beslissingen kunnen nemen.
• Ervaring in een vergelijkbare functie is een pré.
• Goede administratieve vaardigheden (ervaring met Exact Online is een pré).
• Vlotte computervaardigheden (Word, Excel, Outlook zijn vereist).
• Affiniteit met reserveringssystemen (opleidingen worden intern gegeven).
• Affiniteit met het schrijven van nieuwsbrieven en webteksten.
• Bereidheid om met een CMS te werken (ervaring is een pré).
• Je begrijpt Duits en/ of Engels en kunt jezelf in Duits en/of Engels (basis) verstaanbaar maken.
• Je vindt het niet erg om telefoongesprekken te voeren
• Je hoeft niet technisch te zijn, maar je neemt wel verantwoordelijkheid voor het begrijpen en laten oplossen van storingen. Zelf kleine dingen oplossen? Nog beter!

Wat ga je doen?

Je functie is veelzijdig en elke dag is anders. Je werkt deels op kantoor en soms buiten kantoor in de accommodaties. Je werkt in het toerisme, wat betekent dat je ook in schoolvakanties en weekenden werkt. Werkdagen en aantal uur per dag in overleg. Natuurlijk is een vrij weekend of een vakantie in het toeristisch seizoen bespreekbaar. Woensdag en zondag zijn onze vaste sluitingsdagen.

Frontoffice werkzaamheden

• Voorbereiden van check-ins en ontvangen van gasten.
• Vragen beantwoorden aan receptiebalie, telefoon en per e-mail.
• Eerste aanspreekpunt voor accommodatie-eigenaren.
• Storingen en reparaties in accommodaties registreren en (laten) oplossen.
• Klachtenafhandeling
• Voorraadbeheer en goederen (zoals wasgoed) bestellen en in ontvangst nemen

Backoffice werkzaamheden

• Plannen en controleren van schoonmaak- en onderhoudswerkzaamheden.
• Facturen inboeken en opstellen (via het reserveringsprogramma).
• Betalingen controleren in Exact online.
• Contact met software leveranciers om kleine storingen op te laten lossen
• Wijzigingen in accommodaties en personalia verwerken in het reserveringssysteem en op de website.
• Opstellen van e-mailnieuwsbrieven en uitvoeren van promotionele acties.

Wat bieden wij?

• Een moderne werkplek in een luxe kantoorvilla onderaan de duinen, op loopafstand van het strand.
• Een contract voor een 3-daagse werkweek met een passend salaris.
• Een telefoon van de zaak.
• Reiskostenvergoeding
• Een hecht team van 3 kantoormedewerkers en ca. 20 parttime schoonmaak- en onderhoudscollega’s.

Hoe ziet je werkomgeving eruit?

Je werkt midden in de bruisende badplaats Cadzand-Bad. Je ontvangt gasten, staat accommodatie eigenaren en leveranciers te woord en voert administratieve werkzaamheden uit. Ook doe je controle rondes in onze accommodaties en los je kleine problemen op of coördineer je het oplossen van het probleem samen met de juiste technische collega.

Hoe kan jouw werkdag eruitzien?

Je start met het prioriteren van binnengekomen e-mails en reserveringen. Je geeft sleutels mee aan schoonmakers en bespreekt bijzonderheden met ze. Vervolgens verwerk je betalingen in Exact Online. Tussendoor bezoek je een appartement waar een verwarmingsprobleem is gemeld. Je schakelt een monteur in nadat je de storing hebt vastgesteld. Een eigenaar belt je over een update van zijn accommodatie, die jij meteen verwerkt in de websitepresentatie. Dan maak je in Excel een schoonmaakplanning en beantwoord je nogmaals e-mails en reserveringen. Aan het eind van de dag lever je onderweg naar huis nog snel extra handdoeken af bij een accommodatie. Je sluit af met een tevreden gevoel: jij hebt weer het verschil gemaakt voor onze gasten.

Interesse?

Stuur je sollicitatie en CV naar admin@villamer.nl t.a.v. Bianka Anderson.

Wij kijken ernaar uit je te ontmoeten!